התאמת המשרד לעבודה באמצעות פתרונות ענן
כל משרד וכל בית עסק מפתחים עם השנים את שיטות העבודה שלהם ואת הנהלים המסייעים להסדיר את שגרת העבודה היומיומית. ישנם עסקים ותיקים שבהם נהוגה למשל אותה צורת עבודה מאז הקמתם.
אלא שמהפכת המחשוב הובילה לשינוי משמעותי באופן שבו פועלים מרבית בתי עסק, וכיום אין כמעט מנהל עסק שאינו נעזר בשירותי מחשוב מסוג זה או אחר. גם שירותי המחשב מתחדשים ללא הרף, וכיום הנטייה היא לעבור לעבוד באמצעות פתרונות ענן, ועל כך, במאמר הבא.
מהם פתרונות ענן
על מנת להבין מהם פתרונות ענן וכיצד ניתן להסתייע בהם בעבודת היום-יום, חשוב קודם כל לאפיין את אופן העבודה המשרדית כפי שהייתה עד כה.
בטרם כניסתם של שירותי הענן לשימוש, לכל עובד הייתה עמדת עבודה אישית שבה היו מותקנות התוכנות הנחוצות. אם העובד היה נדרש להעביר קובץ כלשהו לעובד אחר בחברה, היה עליו לשלוח קובץ זה אמצעות הדוא"ל.
במקרים אלו ייתכנו מצבים רבים כגון עיכוב בשליחת הדוא"ל (אם מדובר בקובץ גדול), וכך גם נושאים דחופים היו מתעכבים. גם גיבוי המידע היה עניין מורכב יותר, ובדרך כלל, אחת לשבוע לדוגמה, היה הגיבוי מבוצע בכונן המיועד לצורך זה בדיוק.
אך כיום, שירותי הענן הופכים את הפעולות הללו, שיתוף מידע וגיבוי, ועוד פעולות רבות נוספות, לפשוטות הרבה יותר.
שירותי הענן (cloud computing) מאפשרים ליצור סביבת עבודה באמצעות התחברות לשרתים, כאשר גם התוכנות שבהן משתמש העובד נמצאות בענן. כל שהעובד נדרש לעשות הוא להתחבר באמצעות שם משתמש וסיסמה, וכבר הוא נמצא בסביבת העבודה.
יצירת סביבת עבודה קלה ובטוחה
כל מקום עבודה שיעבור לעבוד באמצעות שירותי מחשוב ענן יגלה במהרה כי השלמת משימות היום-יום הופכת לפשוטה הרבה יותר. יחד עם זאת, עובדים רבים, בפרט אלו שהורגלו בשיטת העבודה הקודמת, יתקשו אולי לקבל את השינוי.
על כן, במידה שקיימת מחלקת שירותי מחשוב במשרד, חשוב שהאחראי עליה יקיים הדרכות מסודרות בנושא, וזאת כדי להבטיח את התאמת המשרד לשירותי הענן.
יש להגדיר מחדש את עמדות העבודה של כל העובדים, ולבדוק כי כולם יודעים כיצד להיכנס לסביבת העבודה שלהם באמצעות שם המשתמש והסיסמה.
עובדים הנעזרים בענן גם בכל בקשור לתוכנות, כדאי שיהיה מודעים לכך כי העדכונים בתוכנות ענן מתבצעים באופן אוטומטי ועל כן על העובד להיות ער לשינויים.
עניין חשוב נוסף הוא לוודא כי העובדים מודעים לפונקציית הגיבוי האוטומטי שמאפשרים שירותי פתרונות ענן ולאופציה של שחזור הקבצים במקרים של מחיקתם או במקרה של אובדן מידע; גיבוי זה תלוי במידה רבה גם בנפח הזיכרון העומד לרשות בית העסק, ועל כן יש לבצע בדיקה תקופתית שמטרתה לבחון האם יש צורך בהרחבת נפח זה.
נגישות לסביבת העבודה גם מחוץ למשרד
מלבד יצירת סביבת עבודה נוחה ויעילה במשרד עצמו, שירות פתרונות ענן מאפשרים גישה לסביבת העבודה גם מחוץ למשרד. באופן זה, עובדים שאין באפשרותם להגיע למקום העבודה מסיבה כלשהי, עדיין יכולים לגשת לסביבת העבודה ולהשלים לפחות את המטלות הדחופות ביותר.
מנהל עסק המעוניין להתיר אופציה זו עבור עובדים מסוימים צריך לזכור לבצע את ההגדרות הנדרשות בעמדת העבודה הספציפית. האפשרות של גישה מרחוק לעמדת העבודה יכולה להיות נחוצה גם במצבים שבהם עובדי מכירות מבקרים אצל לקוחות ונדרשים להציג להם נתונים השמורים בסביבת העבודה שלהם.
בשורה התחתונה, שירותי ענן הפכו בשנים האחרונות לכלי מרכזי המשמש כמעט כל עסק. ניתן להיעזר בהם לצורכי גיבוי, שיתוף קבצים, בנייה של סביבת עבודה ועוד. אך על מנת למצות את הפוטנציאל המלא של כלי זה, חשוב לבצע את ההתאמות הנדרשות בבית העסק, ובמידת הצורך, להתייעץ עם גורם המומחה בתחום.
