לא משנה מה החברה שלכם עושה ובאיזה תחום היא פעילה, היא מייצרת נתונים. נתונים אלה יכולים להיות המוצר הסופי שלכם וצריכים גיבוי נתונים, המידע הדרוש לכם כדי להפיק את המוצר, או המידע הדרוש לכם כדי לספק את שירותי החברה שלכם. אם אתם מאבד אותם, אתם עלולים לאבד את הארגון שלכם. אבטחת מידע בארגון הינה עניין רציני, שלא כדאי להקל בו ראש!
ישנם גורמים רבים שיכולים לגרום לאובדן נתונים מיידי: כשל בחומרה, קבצים פגומים, וירוסים, תוכנות זדוניות, מחיקות בשוגג, דריסת קובץ או כל תאונה אחרת.
ישנן מעט מאד אמצעים בהם אתם יכולים לנקוט כדי למנוע מהמחשבים לשבוק חיים, חוץ מלהחזיק חלקי חילוף בהישג יד, אבל, לעומת זאת, יש הרבה דברים שתוכלו לעשות כדי למנוע (ואפילו לחסל) את הסיכון לאובדן נתונים.
הנה חמישה טיפים לגיבוי נתונים:
- גבשו סטנדרטים לארגון קבצים
הארגון הוא המפתח לכך. פתחו דרך סטנדרטית למיון הקבצים שבארגון, כך שאתם והמשתמשים בארגון תמיד תוכלו לדעת לאן שייכים קבצים מסוימים. זהו הצעד הראשון בגיבוי הקבצים שלכם, מאחר וזה יחסוך זמן וטרחה, כאשר תצטרכו לשחזר נתונים למיקומם הנכון. ארגון העבודה שלכם בצורה מסודרת הוא תמיד רעיון טוב.
- קבעו איזה קבצים חשובים יותר ויש להגן עליהם
ברגע שהקבצים שלכם מאורגנים, קיבעו איזה מהם חשובים. אם אתם לא יכולים לפעול בלעדיהם – הם חשובים. אם אתם עלולים להזדקק להם בעתיד – הם חשובים. אם הם מהווים מוצר שאתם מוכרים – הם חשובים. אם אתה יכול ליצור אותם מחדש אבל לא רוצה – הם חשובים. אם הם לא יכולים להיווצר מחדש – הם חשובים.
- צרו מערכת גיבוי נתונים מקומית
כל הקבצים החשובים שלכם צריכים להיות מגובים לוקאלית. ודאו כי קבצי הגיבוי שלכם נמצאים פיזית איתכם במשרד שלכם. זה מאפשר שחזור קל, ואתם שומרים על שליטה בקבצים שלכם.
- צרו מערכת גיבוי נתונים מחוץ לאתר הארגון
שמירת עותק נוסף של הקבצים במקום אחר, בנוסף למשרד היא חיונית. היא מספקת שני דברים: גיבוי לגיבוי הלוקלי ו-DR (Disaster recovery).
הגיבוי השני מספק רשת בטחון במקרים בהם הגיבוי הראשון נכשל. הגיבוי עלול להיכשל משום שהוא לא פעל, לא פעל כראוי, בשל כשל בחומרה, קבצים פגומים וסיבות נוספות.
גיבוי זה גם מספק יכולת התאוששות מאסון, נניח ופורצת שריפה והמשרד שלכם עולה באש.
הקבצים המקוריים במחשב שלכם וקבצי הגיבוי המקומי שלכם יאבדו. לא היה טעם רב בקבצי הגיבוי שלכם. גיבוי מחוץ לאתר פירושו, כי למרות שהמשרד שלכם נהרס, הקבצים שלכם בטוחים מרע ויכולים לסייע לכם לשוב לפעילות בהקדם.
- אוטומציה של תהליך הגיבוי
באופן אידיאלי, הקבצים שלכם יגובו באופן אוטומטי, מה שמקטין את הבעיה של הצורך לזכור להפעיל גיבוי יזום וידני. אבל אתם צריכים לבדוק ולוודא שהגיבויים אכן פועלים. לעולם אל תניחו שהם פועלים, וודאו זאת!
חיוני לזכור מספר דברים בעת יצירת מערכת הגיבוי שלכם:
- "משהו" טוב יותר מכלום. התוכנית שלכם איננה חייבת להיות מושלמת או אידיאלית (רצוי שתהיה כזו, אבל, לפחות בתחילת הדרך נעשות טעויות לא מעטות), אבל הימצאותה של תוכנית גיבוי כלשהי טובה יותר מאשר כלום.
- נסו לשמור על פשטות. אם תתכננו מערכת ונהלים מסובכים מדי, הם יהיו קשים ליישום לאורך זמן.
- השתמשו בחומרה רצינית יותר מכונן USB או כונן CD / DVD לצורך הגיבוי הלוקלי.
- אל תשתמשו בשירותי סנכרון קבצים כ-Dropbox לצורך גיבוי מרוחק. זו איננה מטרתם. ישנם שירותי מחשוב ענן שעשויים להתאים לצרכיכם.
תכנון ויישום הגיבוי מצריכים זמן, כסף, משאבים ומאמץ. לכן, רבים מאיתנו לא עושים זאת. אבל המאמץ שאתם משקיעים בתוכנית הגיבוי שלכם הוא הרבה פחות יקר, מאשר אובדן לקוח שאיבדתם את הנתונים שלו או שלה.
