זרימת עבודה בניהול – 4 דגשים
על פניו, נראה שניהול המסמכים במשרד או בעסק הוא דבר פשוט וחסר חשיבות. פשוט שומרים את הקבצים בתיקיות במחשב ואם יש צורך מדפיסים ומתייקים. השיטה הזו אולי מתאימה לעסק קטן או בתחילת דרכו, אך ככל שהעסק גדל ומסתעף, ככה גדלה החשיבות של ניהול המסמכים כדי לחסוך בזמן, לייעל את העבודה ולמנוע תקלות. ישנן היום בשוק מספר תוכנות אשר מעניקות שירותי מחשוב לעסקים ומאפשרות לנהל את המסמכים בצורה טובה, ויש לשיטות האלו ארבעה יתרונות ברורים:
זרימת עבודה בניהול – אחסון המסמכים במקום אחד
כאשר העסק כולל מספר מחלקות, בדרך כלל כל מחלקה מפתחת לעצמה את הנהלים והשיטות לאחסון המסמכים. בין אם מדובר בשימוש במסמכים דיגיטליים בלבד, ובין אם מדובר בשילוב בין מסמכים דיגיטליים לבין ארכיון של עותקים קשיחים. ריבוי מקומות האחסון יכול ליצור בלבול ולסרבל את העבודה, ויכול להוביל לכך שיסתובבו בחברה גרסאות שונות של אותו המסמך.
באמצעות תוכנה לניהול מסמכים תוכלו לרכז את כל המסמכים במקום אחד מוגדר ומסודר, המחולק לפי הצרכים של החברה. כל העובדים ידעו בדיוק לאן לגשת כאשר ירצו לחפש מסמך או ליצור מסמך חדש. הסדר הזה חיוני כדי שתוכלו למצוא את הרגליים והידיים, ולמנוע בזבוז של זמן באיתור מסמכים דרושים. הריכוזיות הזו גם מקלה על יצירת שירותי גיבוי בענן לעסקים, ובעיקר מאפשרת לכם לדעת שהגיבוי כולל ומקיף את כל המסמכים החשובים.
גישה קלה ונוחה
ריכוז וארגון של כל המסמכים במקום אחד מאפשרת לכל העובדים למצוא את מה שהם זקוקים לו בקלות ובמהירות. מאחר וכולם משתמשים באותה השיטה כדי לשמור את המסמכים, כולם יודעים כיצד לאתר את המסמכים הקיימים. כאמור, זה מונע בלבול ומונע שימוש בגרסאות כפולות או ישנות של אותו המסמך, ומוודא כי שירותי גיבוי ניתנים לכלל המאגר מבלי לפספס תיקיות נסתרות או מסמכים שמוקמו מחוץ לקטלוג הרגיל.
גמישות
ארגון של כלל מסמכי החברה על כל המחלקות שלה, יכול להיות תהליך מורכב. בעיקר כאשר לכל מחלקה יש את הדרישות שלה. תוכנת ניהול מסמכים יודעת לענות גם על הצרכים הללו, ולאפשר גמישות בארגון המסמכים. למשל ניתן ליצור מאגר זמין של מסמכים הדרושים לכלל המחלקות לצורך העבודה השוטפת. מנגד, ניהול המסמכים לאפשר גם ליצור מידור כאשר הוא דרוש, ולהגביל את הגישה למסמכים מסוימים. כאשר כל המסכים מנוהלים ומאורגנים, קל יותר לתת שירותי אבטחת מידע ולעקוב אחר יעילותם.
שיפור אבטחת המידע
לכל ארגון באשר הוא יש דרישות שונות של אבטחת מידע. בין אם מדובר בסודות מסחריים או תוכניות פיתוח עתידיות, ובין אם מדובר במידע בסיסי כמו מספרי תעודת זהות של העובדים וגובה תלוש המשכורת שלהם. בעזרת תוכנה לניהול מסמכים אנשי אבטחת המידע יכולים ליצור תיקיות עם גישה מוגבלת, המיועדת רק עבור העובדים הרלוונטיים. ניהול המסמכים גם מאפשר ליצור פרוטוקולי אבטחה שונים בהתאם לצרכים הדינמיים של החברה. לפרטים נוספים על זרימת עבודה בניהול התקשרו אלינו.
