שיתוף קבצים מאובטח – יש אפליקציה!
מידע הוא אחד הכלים החשובים ביותר בעולם העבודה היום. על מנת שצוותים יוכלו לשתף פעולה באופן פורה, וכדי שעובדים יוכלו להשיג את היעדים שנקבעו להם, מתעורר לעתים צורך בשיתוף קבצים מאובטח. אלא שלעתים קרובות, בשל אופי העבודה, רבים מהעובדים אינם נוכחים במשרד, ועל כן נדרש מנהל העסק למצוא דרך מאובטחת לשיתוף הקבצים. כיום הליך זה הפך לפשוט עוד יותר, וניתן לבצע שיתוף קבצים מאובטח באמצעות אפליקציה.
פתרונות שיתוף קבצים מאובטחים הקיימים היום
כמעט כל אחד המחפש אחר פתרונות זולים וזמינים לגיבוי קבצים ולשיתופם מכיר את השימוש בדרופבוקס ובגוגל דרייב. באמצעות פלטרפורמות אלו יכולים אנשים רבים לשמור תמונות, מסמכים ולאפשר לאחרים גישה לתיקיות מסוימות בדרופבוקס האישי. אלא שלפתרונות אלו קיימים חסרונות משלהם, וכמות המידע שאותה ניתן לאחסן בהם, היא לרוב מוגבלת.
בתי עסק נזקקים בדרך כלל לשירותי גיבוי ושיתוף בקנה מידה גדול יותר, ובמקרה זה, פלטרפורמות אלו דורשות בדרך כלל תשלום. אך אם ממנהל בית העסק נדרש תשלום, כדאי לבחון פתרונות אחסון ושיתוף אחרים, שיתאימו הרבה יותר לצרכים של בית העסק.
הכל באפקליציה אחת
לצד פתרונות העשויים להתאים למחשבים נייחים וניידים, קיימת היום אפשרות אחרת המתאימה לשימוש בכל סביבת עבודה. כיום ניתן למצוא אפליקציות כגון Cisco Spark המתאימות במיוחד לבתי עסק שבהם חלק גדול מהעובדים אינם עובדים בהכרח מהמשרד.
באמצעות אפליקציות של שיתוף קבצים מאובטח, ניתן גם ליצור סביבות עבודה וירטואליות המאפשרות עבודה משותפת. אפליקציה זו מספקת גם שירותי גיבוי בענן לעסקים, כאשר העבודה שנעשתה נשמרת בענן הנגיש לכל חברי הצוות. כך יכולים חברי הצוות לקיים פגישות, להעביר מסרים מאובטחים זה לזה ואפילו לבצע שיתוף מסכים.
שמירה על אבטחת המידע
כל בית עסק היום צורך תשתיות מחשוב על מנת להבטיח את ניהולו התקין של העסק. אך מעבר לכך, אחת הדרישות הבסיסיות מכל כלי העומד לרשות משתמשי הקצה, הוא אפשרויות לאבטחה מרבית. מנהלי העסק חייבים להיות בטוחים כי כל המידע ההכרחי לניהולו התקין של בית העסק יישמר, גם במקרה של פגיעה בסביבת המחשוב. מלבד זאת, למנהלי העסק חשוב גם לוודא כי מידע עסקי וסודות מסחריים לא ידלפו ויגיעו לגורמים לא רצויים.
כיום ישנה אפליקציה המאפשרת לנהל במידע ולשלוט בגישה אליו. המנהלים יכולים למשל לקיים פגישות וירטואליות ולקבוע מי יורשה להשתתף בהן. האפליקציה מצוידת במערכת הצפנה ייחודית שבעזרתה ניתן להשיג רמת אבטחה מוגברת ושמירה מלאה על הקבצים.
פרודוקטיביות ואפקטיביות
מלבד פתרונות שיתוף של קבצים וגיבוי שלהם, לשימוש באפליקציה יתרונות נוספים. האפליקציה מאפשרת להגביר את קצב העבודה וכך לייעל אותה. העבודה הופכת להיות לאפקטיבית יותר בזכות אחד המאפיינים המרכזיים של האפליקציה; מאפיין זה מאפשר לעובדים לבצע סריקה מהירה של הקבצים, וכך ניתן לצפות בהם בלי שיהיה צורך להוריד אותם.
במאפיין זה ניתן לעשות שימוש גם בעת עריכה של ישיבות וירטואליות, וכך יכולים חברי הצוות לנהל שיחה מבלי להתעכב בשל סיבות טכניות. בזכות המאפיין הזה יכולים מנהלי הצוותים לקיים פגישות מרובות משתתפים שבהן המידע עובר באופן יעיל ומהיר מהאחד לשני.
בסופו של דבר כל בית עסק בוחר שירותי מחשב לעסקים המתאימים לו ביותר, אך בעולם דינמי כמו שלנו, מומלץ לשקול כל אפשרות המספקת פתרונות מהירים ויעילים.
