כיום, האתגר הגדול של ארגונים רבים הוא לא איך להשתמש בטכנולוגיית המידע לניהול, אלא איך לנהל את הפעילות של הארגון בעידן טכנולוגיית המחשוב. כנראה שלא פעם העליתם את השאלה מה זה מערכות מידע, לאחר שחיפשתם פתרון עבור ניהול מערכות הארגון מרחוק בצורה יעילה ובטוחה.
זה המקום להבין מה זה מערכות מידע, לשקול את המחלקות השונות של פעילות מערכות המידע ברמות ניהול שונות, סוגיות כלליות בנוגע לרמות ומשימות של הניהול הארגוני.
מה זה מערכות מידע ?
מערכת מידע היא מערכת של פתרונות מחשוב לניהול ארגוני וטכני בעזרת תוכנה ומידע. זוהי מערכת מקושרת של אמצעים, שיטות וכוח אדם המשמשים לאחסון, עיבוד והנפקת מידע על מנת להשיג מטרה מוגדרת.
ההבנה המודרנית של מה זה מערכות מידע כוללת שימוש במחשב כאמצעי הטכני העיקרי לעיבוד מידע ותפעול שירותי אבטחת מידע. כמו כן, ליישום הטכני של מערכת המידע כשלעצמו אין משמעות אם לא נלקח בחשבון תפקידו של מי שהמידע מיועד לו.
לשם כך, יש צורך להבין את ההבדל בין מחשבים לבין מה זה מערכות מידע. מחשבים מצוידים בתוכנה הפעלה מיוחדת שהיא הבסיס הטכני להפעלת מערכות מידע על המחשב עצמו.
תפקידם של ניהול מערכות מידע בארגון
אבטחת מידע בארגון לא פעם מושתתת על שירותי מחשוב, אשר מפעילים ומתחזקים את מערכות המידע בארגון, ודואגים לכל שירותי אבטחת המידע של החברה, תוך כדי הפעלת שירותי ענן, הפעלת אנטי וירוסים אשר דואגים לבצע הסרת וירוס כופר ווירוסים נוספים באופן יום יומי ממערכות החברה וכמובן לדאוג לשירותי אבטחת מידע שוטפים.
איך תדעו כי שירותי ניהול מערכות מידע המופעלים בארגון שלכם עונים על הדרישות והציפיות שלכם? עצם ההגדרה של המושג מה זה מערכות מידע טומן בתוכו את התפקיד שלהן.
מערכות מידע מתמקדים בניהול עבודה אנליטית, פיתוח ויישום החלטות ניהוליות ואבטחת מידע ארגוני. כדי להשיג מטרות אלו, יש צורך בכלים מתאימים, אשר מספקים מערכות מידע ומאפשרים פתרון עבור המשימות הבאות:
- להקנות למנהל הארגון כלים לתכנון הפרויקט ולמעקב אחר התקדמות יישומו;
- לספק למשתתפים בפרויקט כלי מובנה להשלמת משימות וגישה לכל המידע הדרוש להשלמתן;
- מאפשר לראש הארגון כלי לשליטה במשימות ופרויקטים, מתן מידע לקבלת החלטה על מינוי עובדים לפרויקטים חדשים, חלוקת העומס ביניהם;
- כלי ניהול נוח שהופך את הפעולות השגרתיות לאוטומטיות ומבסס בקרה מלאה על מצב כל תיק הפרויקטים ועל איכות העבודה של מנהלי פרויקטים ספציפיים;
- הקמת לוח מחוונים לכל הפרויקטים עם יכולת לנתח חריגות במהירות ולקבל החלטות ניהוליות;
- דרישות לפונקציונליות של מערכות מידע לניהול פרויקטים מותאמות לפי צורכי ניהול תהליכים בכל ארגון.
אילו תכונות הן משמעותיות עבור ניהול מערכות מידע
מטרות מערכת מידע הן שיפור היעילות של עובדי החברה, שיפור איכות ניהול הפרויקט על ידי מנהלי פרויקטים
ושיפור יעילות הניהול של כל תיק הפרויקטים של החברה. מטרות אלו מגדירות בפועל מה זה מערכות מידע עבור הארגון. כדי לעמוד בסטנדרטים המוצבים על ידי מנהלי הארגון על מערכות מידע להיות:
אמינות – על הספק אשר דרכו הארגון מפעיל מערכות מידע יש להיות בעל מוניטין ללא דופי, אשר יספק שירות אמין ובטוח.
מהירות – על ספק לדאוג לניתוח מערכות מידע מהירות אשר יאפשרו למנהלי הארגון לקבל החלטות קריטיות בזמן אמת, ולהסתמך על אמינות הנתונים.
זמינות – מערכות מידע צריכות להיות מתוחזקות באופן שטף כדי לאפשר גישה ועבודה דרך הפלטפורמה עבור כל עובדי החברה, ללא שיבושים ותקלות.
בהתאם לתעשייה ולספציפיות הארגון ישנם תחומי יישום שונים של מערכות מידע עבור ניהול פרויקטים, למשל, פרויקטי פיתוח פנימיים, פרויקטים הנדסיים ופרויקטים ביצירת מוצרים חדשים. עבור תעשיות אלו מופעלות מערכות מידע מיוחדות וגם מערכות משולבות לניהול המיועדות לנהל סוגים שונים של פרויקטים.
ההתאמה לפרטי הענף מתבצעת באמצעות הגדרות גמישות של מערכות המידע, המתאימות את עצמן לשיטות ניהול הדרושות בארגון.
מערכות מידע מותאמות תוכלו למצוא בחברת 'יזמקו' אשר לא רק מתמחה בהתאמת מערכות מידע מדויקות עבור העסק שלכם, אלא גם תנהל ותתחזק אותן בצורה מקצועית ואמינה, כדי שאתם תוכלו להמשיך ולנהל בנחת.
מה זה מערכות מידע- שאלות ותשובות
-
מה הם היתרונות משימוש במערכות מידע?
יתרונות השימוש במערכות מידע הן הגברת היעילות של פעילויות הפרויקטים, יכולת למקסם רווחים על ידי מינוף משאבים וניצול מירבי של זמני עבודה (אשר, בתורן, מומרות היטב לכספים). כדי לחשב את הרווחים הפיננסיים והזמן הנדרש עבור פרויקט החברה צריך להחיל עליהם את התועלות העסקיות הצפויות מהטמעת המערכת.
-
האם כל ארגון חייב להשתמש במערכות מידע?
אין תשובה חד משמעית לשאלה זו. כיום קיימות בשוק מספר רב של מערכות מידע חדישות לניהול פרויקטים, אך לא את כולן ניתן להתאים לצרכי חברה. כדאי לפנות לשימוש במערכות מידע אם החלת מערכות המידע יתאימו מבחינת הגדרות וכלים זמינים עבור דרישות הניהול הספציפיים לארגון שלכם, ויניבו עבורכם תשואות טובות.
