גם בעידן שלנו, שבו מרבית ההתקשרות נעשית באמצעות הדואר האלקטרוני, שירותי הדפסה הם עדיין מצרך מבוקש.
כל בית עסק נדרש להדפסה של מסמכים שונים, חוזים ואפילו הצעות מחיר, חשבוניות וקבלות.
אלא שאף על פי שמדובר במשאב חשוב, משרדים רבים אינם יודעים כיצד לנהל אותו. להלן סקירה קצרה.
מדפסת לכל מחשב או רשת פנימית?
מנהלי המשרד לא תמיד יודעים כמה מדפסות עומדות לרשותם, ופעמים רבות סיור במחלקות המשרד השונות ייעלה כי קיימות מכונות רבות שאינן שמישות ותופסות שטח אחסון יקר.
גם אם המנהלים מודעים לכמות המדויקת של המדפסות ולמיקומן במשרד, לא תמיד הם יודעים להגיד מהם החיבורים השונים של המדפסות.
בעבר היה מקובל שכל מדפסת תהיה מחוברת ישירות למחשב אחד, אך כיום קיימת אפשרות לתחזק רשת פנימית המאפשרת חיבור של מספר משתמשי קצה לאותה המדפסת.
במרבית המקרים, ניתן בהחלט להסתפק במדפסת מרכזית אחת שדרכה יבוצעו רוב עבודות ההדפסה, אך ישנם מצבים המצדיקים הקצאת מדפסת למחשב אחד.
כאשר יש למשל צורך בהדפסה של חשבוניות עבור לקוח הממתין בדלפק הקבלה, חשוב שתהיה מדפסת זמינה.
בנוסף על כך, לעתים הדרישה למדפסת אישית נובעת משיקולי אבטחה דווקא.
אבטחה
אחד הנושאים המטרידים כיום כמעט כל בעל עסק הוא נושא שירותי אבטחת מידע. מידע עסקי כולל ייעד רב שהצטבר במהלך העבודה, מידע רגיש על לקוחות וסודות מקצועיים.
בתי עסק רבים דואגים לרכישת שירותי גיבוי שיבטיחו כי מידע זה יישמר, אך לצד אמצעים אלו, חשוב גם לשים לב לאבטחת השימוש במדפסות המשרד.
בכל משרד יש לעתים צורך בהדפסה של מסמכים רגישים או אף סודיים שמנהל העסק אינו מעוניין בחשיפתם.
אלו יכולים להיות תלושי משכורת, חוזים אישיים, נתונים רגישים או תכניות עתידיות של מנהלי בית העסק.
במקרים אלו, גם אם קיימת רשת פנימית המאפשרת הדפסה במכונה מרכזית אחת, רצוי לבחור דווקא במדפסת אישית שתסייע בשמירה על אבטחת המידע.
כדי להבטיח שהגישה למדפסת ייעודית זו תהיה מוגבלת, ניתן לקבוע סיסמת כניסה שתמנע גישה לעבודות הדפסה שהושלמו.
חיסכון בעלויות
העלויות הכרוכות בתפעול המדפסת אינן מסתכמות בסכום רכישתה. עבודות ההדפסה מצריכות כידוע שימוש בטונר ובדפי הדפסה, ובמקרים רבים חומרים אלו עלולים להיות יקרים מאוד.
מנהל שאינו מודע לעלויות ההדפסה במשרד, יופתע אולי לגלות כי תקציב ההדפסה הפך להיות "מנופח" מאוד וכי הוא יצא למעשה משליטתו.
אך אל דאגה – עניין זה ניתן לפתור בקלות יחסית.
כיום קיימות תוכנות רבות המאפשרות לבצע מעקב שוטף אחר פעילות המדפסות המשרדיות. כך יוכל המנהל לקבל תמונה מלאה באשר לדפוסי השימוש במדפסת, וניתן יהיה להתחיל בבנייתה של תוכנית חיסכון מתאימה.
לעתים קרובות יתגלה כי תפקודן של מדפסות רבות לוקה בחסר – הן אינן משלימות את עבודת ההדפסה בזמן ופעמים רבות, בשל תקלה בתקשורת, מודפסים הדפים זמן רב לאחר שליחת העבודה למכונה.
מקרים אלו עלולים לסכן את אבטחת המידע בבית העסק, ומהווים דוגמה נוספת לחשיבות המעקב התמידי אחר פעולת המדפסות במשרד.
