בואו נדבר תכל’ס. לרוב המנהלים לא אכפת כמה חדשני כלי ה-AI ופחות מעניין אותם איזה פיצ'ר AI חדש יצא השבוע. מה שמעניין אותם באמת זה נתון אחד – כמה כסף זה יכניס לחברה וכמה כסף זה חוסך. אם אי פעם שאלתם את עצמכם "איך אפשר לחשב את עלות ההשקעה בתהליך אוטומציה?" הנה הפוסט שכדאי לכם לקרוא!
חלק מהארגונים שנפגשנו איתם, חששו בתחילה מכניסה לתהליך אוטומציה: הם ידעו כמה התהליך יעלה להם אך הם לא ידעו כמה כסף זה יחסוך. וזה אכן מאתגר, איך מתרגמים שעות עבודה שנחסכו או צמצום בטעויות העובדים, למספר סופי בדו”ח רווח והפסד?
בכל בדיקת היתכנות ויציאה לפרויקט, מנהלים נוהגים לבדוק מדד שנקרא (Return on Investment) ROI. כלומר, החזר ההשקעה – כמה כסף קיבלנו בחזרה מהשקעה שעשינו. בתהליכי אוטומציה זה לא נמדד רק בכסף, יש פה גם חיסכון של שעות עבודה של העובדים, כסף שנחסך מירידה בכמות תקלות וטעויות וערך של מוניטין מלקוחות מרוצים שקיבלו תגובה מהירה.
כדי לקבל חישוב מדויק, נאסוף נתונים שיטתיים וננתח את הביצועים באופן עקבי לאורך תקופה. נוכל להציב את הנתונים האלו בנוסחה שתעזור לנו להגיע למספר המדויק: ROI = (רווח נקי חלקי עלות השקעה) × 100
עכשיו נוכל לחשב את השעות שנחסכו במספרים ברורים. למשל, בפרויקט אוטומציה בעלות של 25,000 ₪ עם מחלקת HR בארגון. אם חסכנו לעובד חדש 3 שעות בשבוע על קליטה בארגון (בחודש העבודה הראשון זה יכול להגיע ל12 שעות). 10 עובדים חדשים שגויסו הרבעון, חסכו כך 120 שעות. עלות שעת עבודה בממוצע 150 ₪, יצא שחסכנו 18K ₪ ברבעון. ROI של 28%!
דוגמה נוספת, מחלקת הכספים של אחד הלקוחות שלנו, השקיעה ימים שלמים כל חודש בהוצאת חשבוניות ומעקב אחרי גבייה. אחרי תהליך אוטומציה פשוט (בעלות של 22,500 ₪) החשבוניות יוצאות אוטומטית, התזכורות ללקוחות מתוזמנות לבד והצוות פנוי למשימות המורכבות באמת. מדובר בחיסכון של כ־35 שעות עבודה בחודש (5,250 ₪). ROI של 233% בשנה הראשונה.
בנוסף, אפשר לבדוק גם ערך עקיף: עובדים שהיו טרודים בעבודה שחורה, פנויים עכשיו למשימות מורכבות וחשובות יותר, פרויקטים התקדמו. לקוחות מרוצים יותר ויש שקט ניהולי למנהלים. מדדים כאלו שהם יותר "איכותיים" אפשר למדוד ע"י סקר שביעות רצון לעובדים שמעבירים לפני הכניסה לתהליך אוטומציה וגם אחרי שהתהליך יושם והוטמע בהצלחה. כמו כן, אפשר להוציא את נתוני המכירות מדוחות החברה ולבדוק את קצב הגידול בהכנסות בתקופה שאחרי הטמעת תהליכי האוטומציה.
לסיכום, החזר ההשקעה הוא אחד המדדים הכי חשובים לרווחיות של ההחלטה אם לצאת לפרויקט אוטומציה. אם נאסוף נתונים מדויקים נוכל להגיע למספר מוחשי שאפשר לחשב. מומלץ להסתכל על כל התמונה השלמה: חסכון בשעות עבודה, עלויות שעת עובד, טעויות שנמנעו בתהליכי עבודה, שביעות רצון עובדים ושיעור לקוחות מרוצים.
רוצה לחשב את החזר ההשקעה גם אצלכם בחברה? מזמינים אותך לשיחת היכרות קצרה – בסיומה נקבל דו"ח ROI ראשוני על פרויקט אוטומציה מותאמת אישית לארגון שלך.
