מה זה מיקור חוץ?
התחרות הרבה בעולם שירותי מחשוב ענן גורמת לחברות רבות לחפש אחר פתרונות שיאפשרו להם להוזיל עלויות. מיקור חוץ בתחום תשתיות מחשוב כולל פעמים רבות פנייה לחברות כוח אדם הממוקמות מחוץ לגבולות המדינה.
במסגרת מיקור החוץ נרכש שירות מסוים או פעילות מסוימת, כשהמטרה היא להשלים את המשימה הנדרשת במהירות וביעילות.
אילו שירותי מחשוב ניתנים באמצעות מיקור חוץ
בשוק קיימות חברות רבות הנותנות שירותים של מיקור חוץ, כשלכל אחת מהן התמחות בתחום אחר. יש חברות המתמחות בנושא מחשוב עסקי ויישומים שונים, וישנן חברות המתמקדות בניהול שוטף ובתחזוקה.
גם במקרים של שירותי אחסון וגיבוי ניתן להיעזר בחברות למיקור חוץ. מיקור חוץ עשוי לחסוך לבית העסק כסף והוא מאפשר להפנות את עיקר משאבי החברה לתחום עיסוקה המרכזי.
מצד שני, מיקור חוץ עלול להיות גורם לדליפה של מידע או לאובדן של שליטה עליה. לכן לפני שנעזרים בשירותיה של חברה למיקור חוץ כדאי לפעול בהתאם להמלצות הבאות.
הגדרת צרכי העסק
לפני שבוחרים חברה למיקור חוץ חשוב מאוד להגדיר ולאפיין באופן ברור את צרכי העסק. חשוב מאוד גם לקבוע מראש את התקציב העומד לרשות החברה ולתחום בבהירות את טיב הסיוע הנדרש ואת ההיקף שלו.
הגדרה ברורה של כל גורמים אלו תסייע לשמור על השליטה ותאפשר למנהלי החברה לקבוע האם אכן מיקור החוץ מועיל לחברה והאם המטרות שלו הושגו.
בדיקת רקע
לאחר שהוגדרו הדרישות והצרכים של בית העסק, רצוי מאוד לאסוף במידת האפשר מידע והמלצות בנוגע לחברות שונות למיקור חוץ. כדאי לבקש מהחברה המלצות מלקוחות קודמים שלה שיכולו להעיד על טיב השירות שקיבלו ממנה.
מלבד קבלת חוות דעת על החברה והמלצות עליה, כדאי אם ניתן לבקר לפחות פעם אחת אצל נותן השירות. חשוב לבחון את הוותק של החברה ולאסוף מידע בדבר מוצרים שבהם היא תמכה בעבר.
חברה שצברה ניסיון בעבודה עם החשכ"ל, יש לה יתרון רב – מדובר בחברה שנבדקה על יד משרדי הממשלה באופן יסודי, ולכן סביר להניח שרמת האמינות שלה תהיה גבוהה יותר.
בדיקת ניסיון
לאחר שנעשית בדיקה מעמיקה של חברות מיקור החוץ הקיימות מגבשים בדרך כלל רשימה של לא יותר משלוש חברות אפשריות.
על מנת להחליט אלו מבין השלושה לבחור ניתן לבצע הזמנה מצומצמת לעבודה שמטרתה בחינה של תהליך העבודה מול חברת מיקור החוץ, השירות שניתן ועמידה במועדי האספקה.
מומלץ לבחור בעבודה שאינה בדרגת דחיפות גבוהה, על מנת למנוע נזקים משמעותיים.
שיקולים כלכליים וקבלת החלטה
לצד בדיקת האיכות של חברת מיקור החוץ ושל השירות שהיא נותנת, קיים השיקול הכלכלי. מומלץ מאוד לבצע סקר שוק שיבדוק את התמחור שקיים בשוק לשירות הנדרש, וכך לוודא כי הצעת המחיר שהגישה חברת מיקור החוץ היא אכן ריאלית.
ההסכם שנחתם עם חברת מיקור החוץ צריך לציין במדויק את אופי שירותי מחשוב לעסקים הנדרשים, את אנשי הקשר ואת לוח הזמנים.
מומלץ גם להגדיר בהסכם במידת האפשר, מה עושים במצבים שבהם אין הסכמה בין בית העסק לבין חברת מיקור החוץ, ובאילו נסיבות ניתן לבטל את ההסכם שנחתם.
