כך תדעו איך לשפר את זרימת העבודה בעסק
כיום, אחד המשאבים המרכזיים ביותר של כל בית העסק הוא היכולת לנהל ביעילות את המידע ואת המסמכים השונים שבהם עושים העובדים שימוש. חלק גדול מהעבודה המשרדית מבוצע באמצעות המחשב, ובעזרת מסמכים שונים המיועדים לצורך פנימי או לצורך חיצוני. לכן, על מנת ליצור סביבת עבודה אפקטיבית המותאמת לצורכי העסק, חשוב לדעת לאפיין את מערכת ניהול המסמכים הקיימת, ולנסות לאתר דרכים חדשות, יעילות יותר. על שיפור זרימת העבודה בבית העסק – במאמר הבא.
ממפים את המצב הקיים
עוד לפני ששוקלים אילו שיפורים נדרשים במערכות המחשוב של בית העסק, חשוב למפות את המצב הקיים ולאפיין אותו. ללא הערכה ראשונית זו, לא ניתן יהיה לדעת האם זרימת העבודה הנוכחית היא אפקטיבית, ואילו שינויים יש לבצע, אם בכלל. לשם כך, נדרש בעל העסק לדעת באילו תוכנות ובאילו מערכות עושים העובדים שלו שימוש. חשוב גם לבדוק מהי מידת האינטגרציה בין המערכות השונות, והאם היא מאפשרת זרימת עבודה יעילה.
לדוגמה, בעסק שבו קיימת מחלקת הנהלת חשבונות הנעזרת בתוכנה מסוג מסוים, יש לוודא כי התוכנה מאפשרת שליפה קלה של נתונים, ושיתופם עם עמיתים לעבודה, בעת הצורך. יש גם לבחון עד כמה המערכות הקיימות מאפשרות גישה קלה לסביבת העבודה. אם לדוגמה ישנם עובדים המשלימים מטלות שונות מחוץ לשעות העבודה או שעליהם להתחבר למערכת בעת ביקור אצל לקוח, הכרחי לבדוק כי ההתחברות אכן קלה ומהירה כנדרש. מלבד זאת, יש צורך גם להבטיח כי הגישה לסביבת העבודה מאובטחת כראוי, גם במקרים שבהם הגישה למערכת נעשית מבחוץ.
אבטחת מידע
כדי לדעת איך לשפר את זרימת העבודה בעסק מלבד יעילות המערכת, קיים פרמטר נוסף המשפיע על זרימת העבודה בעסק, והוא מידת האבטחה של המערכת. כל בית עסק מחזיק במידע שאותו הוא לא היה מעוניין לחשוף; מידע זה יכול להיות למשל רשימת פרטי קשר של הלקוחות, תוכניות עתידיות לעסק ואפילו נוהלי העבודה המקובלים. על כן, לפני שממהרים לבחור שירותי מחשוב לעסקים חדשים עבור העסק, חשוב לבדוק כיצד מנוהל המידע כיום, ואילו נקודות דורשות חיזוק נוסף. במסגרת בדיקה זו, יש לבדוק אלו שירותי גיבוי קיימים היום בעסק, והאם הם אכן עונים על כל הצרכים הקיימים.
חשוב להדגיש כי ללא גיבוי ראוי, לא ניתן להשיג זרימת עבודה יעילה – במקרה שבו תתרחש חלילה תקלה במערכת המחשוב של בית העסק, עלול להיווצר מצב שבו יירדו לטימיון שעות עבודה מרובות. מלבד שירותי גיבוי ראויים, יש לוודא גם כי הרשת הפנימית של בית העסק מאובטחת כנדרש, וכי היא יכולה לעמוד בפני איומים שונים.
שיתוף פעולה ושיתוף קבצים
אחד הדברים המסייעים לשמירה על זרימת עבודה תקינה בבית העסק, הוא שיתוף פעולה בין העמיתים. עניין זה חשוב במיוחד כאשר נדרשת עבודה משותפת על אותו המסמך. במקרים אלו, מומלץ להשתמש במערכת לניהול קבצים שתאפשר לשמור גרסה אחת של המסמך המבוקש.
כך יוכלו העובדים המטפלים בנושא לגשת לאותו המסמך לבצע שינויים באופן מיידי. המסמך המעודכן יישמר במערכת, ללא ריבוי גרסאות וללא בלבול באשר לשאלה מהי הגרסה האחרונה.
לסיכום, על מנת לשפר את זרימת העבודה בעסק, חשוב קודם כל לאפיין את מצב הקיים של המערכות השונות ולהגדיר במדויק את הצרכים של בית העסק. לאחר מכן ניתן יהיה לאתר את הפתרונות הנדרשים וליצור מערכת המותאמת לעסק באופן מלא.
