הדפסה מאובטחת תשמור על המידע הרגיש שלך
אחד הדברים היקרים ביותר כיום שהערך שלהם נשמר יציב, הוא לא כסף, זהב או נדל"ן, אלא מידע. זה יכול להיות מידע אישי שמרפאות נדרשות לשמור עליו, ועשוי להיות גם מידע עסקי ומסחרי שאם יגיע לידי המתחרים עלול לגרום לנזק רב.
זאת בדיוק הסיבה שבגללה ארגונים רבים טורחים לאבטח את רשת המחשבים שלהם, וזה גם השיקול העיקרי בבסיס ההחלטה להיעזר בהדפסה שהיא מאובטחת.
מהי הדפסה מאובטחת?
שגרת העבודה כיום כוללת פעמים רבות עבודה שעיקרה נעשית במחשב. עובדים מודעים בדרך כלל לחשיבות השמירה על המידע המצוי במחשב, ערים לצורך לנעול את עמדת העבודה ולהגן על הגישה לדואר אלקטרוני באמצעות סיסמה.
אלא שדווקא חשיבות השמירה על המידע המודפס מוזנחת פעמים רבות. עובדים רבים שולחים מסמכים שונים להדפסה במכונה מרכזית מבלי להקדיש תשומת לב לגורמים העשויים להיחשף לחומר המודפס על גביהם.
כך עלולים להישכח במכונת ההדפסה מסמכים הכוללים מידע רגיש, שבמקרה הטוב יזרקו לאשפה ללא גריסה מוקדמת ובמקרה הגרוע יודלפו לגורמים אחרים. הדפסה מאובטחת תסייע למנוע בדיוק את אותם המקרים, ותאפשר שליטה רבה יותר בחומר המודפס ובגישה למכונת ההדפסה.
כך ניתן יהיה להגן על מידע רפואי סודי, מידע מסחרי ומידע עסקי אחר שיש לשמור על הסודיות שלו.
כיצד מתאפשרת הדפסה מאובטחת?
המפתח להדפסה מאובטחת מצוי לא רק בפונקציות של מכונת ההדפסה, אלא גם באיתור תוכנת ניהול ההדפסה המתאימה. כיום שירותי אבטחת מידע ניתן למצוא אפילו בתוכנות הדפסה שבאמצעותן ניתן לשלוט בפעולתן של מכונות הצילום וההדפסה של המשרד.
תוכנת הניהול היא זאת שמאפשרת את השלמת הדפסת המסמך.
כך ניתן לדוגמה להגדיר מיהם המשתמשים הרשאים להשתמש במכונת ההדפסה, לעקוב אחר דפוסי השימוש שלהם ולאפיין אותם. באמצעות התוכנה יש אפשרות להגדיר שם משתמש עבור כל עמדה, ולנעול את אופציית ההדפסה דרך קוד ייחודי ואישי.
כך, על מנת שהמשתמש יוכל להשלים את הדפסת המסמך, יהיה עליו להקיש את הקוד הפרטי שלו במכונת ההדפסה.
באופן זה תימנע גישה של משתמשים אחרים למסמכים חסויים, והדפסה של מסמך סודי תושלם רק כאשר המשתמש המורשה יקליד את הקוד המבוקש. מכיוון שלכל משתמש אפשרות גישה משלו וקוד משלו, תוכנת ההדפסה מספקת גם שירותי גיבוי. בעזרת התוכנה ניתן לאתר את עבודות ההדפסה הקודמת ולשחזר אותן בעת הצורך.
שימוש במדפסת אישית
ניהול עבודות הדפסה מאובטחת באמצעות תוכנה היא כיום אפשרות המועדפת על בעלי עסק רבים, אך ישנם מקרים שבהם ניתן לשקול גם אפשרויות אחרות. לעתים, אם למשל קיים צורך להדפיס קבלות וחשבונות עבור לקוחות, ייתכן בהחלט כי יהיה עדיף לבחור במדפסת אישית.
למדפסת אישית יתרונות רבים, בין השאר בזכות הסמיכות שלה לעמדת העבודה של המשתמש.
יש אפשרות להגדיר את הגישה למדפסת האישית רק עבור משתמש אחד, וכך לוודא כי אף עובד אחר לא יעשה שימוש במכונה.
לשיטה זו כאמור יתרון משמעותי, אך עלות התחזוקה שלה היא לעתים גבוהה מאוד ביחס לתמורה שהיא מספקת, ועל כן מומלץ לשקול היטב את כדאיותו של פתרון זה.
בסיכומו של דבר, לפני שבוחרים שירותי מחשוב לעסקים, חשוב לאפיין היטב את צורכי בית העסק ואת הצרכים של המשתמשים במדפסות. ניתן גם לשלב בין מספר פתרונות ולהתאים אותם לסיטואציות השונות במשרד ולעמדות העבודה הקיימות.
