מגזין הפתרונות של יזמקו

הדפסה מאובטחת – חשיבות

מי שנחשף לצירוף המילים "הדפסה מאובטחת" יחשוב כי מדובר בשירות מיוחד הנדרש למוסדות ממשלתיים או למחלקות צבאיות. אלא שכיום יותר ויותר מקומות עבודה מכירים בחשיבות של הדפסה מאובטחת. להלן סקירה קצרה.

מהי הדפסה מאובטחת

כל מנהל בית עסק מחזיק במסמכים שהוא מעוניין להגביל את החשיפה שלהם. לפעמים ייתכן שמדובר בסוד מסחרי, לעתים ישנן תוכניות עסקיות שחשוב לשמור על החשאיות שלהן, ובמקרים אחרים מדובר בעסקאות חשובות העומדות על הפרק. מנהל עסק יכול להחליט כי אלו מקרים שבהם הוא מוכן להתפשר על רמת האבטחה או להיעזר במכונת ההדפסה האישית שלו, אך אבטחה של מסמכים מודפסים נדרשת גם במקרים רבים אחרים, שחלקם הגדול מערב לא רק את מנהל העסק, אלא גם את שאר עובדי המשרד. בין המקרים שבהם מתעורר הצורך באבטחה, ניתן למצוא מצבים רבים ומגוונים; מקום עבודה המספק שירות לקוחות, מחויב למשל בשמירה על פרטיותם ומנהלי החשבונות של בית העסק לא יירצו בוודאי שתלושי המשכורת יהיו חשופים לעיני כל. גם חוזים אישיים, מסמכי משוב פרטיים וכיוצא בזה, כדאי שהדפסתם תאובטח כראוי. זה בדיוק מה שמאפשרת הדפסה מאובטחת. באמצעותה ניתן להגביל את הגישה למסמך המודפס, ולוודא כי הוא יהיה זמין רק לגורם המוסמך לכך.

אלו בתי עסק עשויים להיעזר בהדפסה מאובטחת

עד לא מזמן, ההתייחסות לשירותי אבטחת מידע, הזכירה את אותה הגישה שהיו נוקטים בעבר כלפי שירותי גיבוי. בתי עסק לא היו דואגים לבנות וליישם תכנית יעילה שתבטיח את שמירת המידע בבית העסק. אלא שכיום, לאחר שמנהלים רבים הפנימו את חשיבותו של תהליך גיבוי המידע, הם מבינים כעת כי חשובה לא פחות מידת האבטחה שלו. הדפסה מאובטחת כבר אינה כלי העומד לרשותם של מוסדות ממשלתיים, אלא היא משמשת למשל משרדים רבים לעריכת דין, הנדרשים להקפדה על סודיות מרבית. סודיות זו נחוצה גם בבנקים או בכל מוסד כלכלי אחר שעיסוקו בכספו של הלקוח. גם מרפאות וקליניקות יירצו בוודאי לשמור על הפרטיות והסודיות של לקוחותיהם, שכן בלעדיהן ייפגע האמון שנותן בהם הלקוח.

כיצד מתבצעת ההדפסה המאובטחת

הדפסה באופן מאובטח יכולה להתבצע באחת משתי דרכים. על פי השיטה הישנה והמוכרת, ניתן להקצות מדפסת אישית שהגישה אליה תוגבל רק למשתמש אחד. כך ניתן יהיה למנוע מעובדים אחרים להיחשף למסמכים המודפסים במדפסת זו. לצד אופן אבטחה זה, קיימות היום אפשרויות אחרות, שאינן מצריכות הקצאה של מדפסת אישית לכל עמדה. הכוונה כמובן לתוכנת אבטחה המותקנת במדפסת, והיא המאפשרת לנהל ולשלוט בכל העבודות הנשלחות להדפסה. על מנת להשלים את תהליך ההדפסה במכונה מסוג זה, יידרש האדם לבצע הזדהות בהתאם לדרישות המערכת. אמצעי הזיהוי יכולים להיות מגוונים – קוד ייחודי, מספר עובד, מספר תעודת זהות או כל אמצעי אחר.

מדפסת אישית או תוכנה – במה לבחור?

שני פתרונות האבטחה שצוינו כאן יכולים להתאים לעובדים בבית העסק, אך חשוב להתאים את הפתרון הנכון לעובד הנכון. כמדובר למשל בעובדים הנדרשים למתן שירות ללקוחות  ולהדפסה של קבלות, רצוי אולי שתעמוד לרשותם מדפסת זמינה. יחד עם זאת, במקרים אחרים, דווקא לתוכנת האבטחה ישנם יתרונות לא מעטים. במקום לצייד כל עובד במדפסת אישית ולדאוג לתחזוקה ולאספקה הסדירה של טונר לכל המדפסות, ניתן לבצע ניהול יעיל של מדפסת אחת, תוך שמירה על אבטחת המידע ועל רמת הסודיות הנדרשת.

בסופו של דבר, כל בית עסק בונה לעצמו את מערך ההדפסה המתאים לו, אך חשוב להכיר את כל פתרונות האבטחה הקיימים, ולהתעדכן מדי פעם בחידושים שקיימים בשוק.

 

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

סרטון החודש
הדפסה מלוכלכת
יש לכם שאלות? השאירו פרטים ונחזור אליכם עם תשובה