רוב העסקים מתחילים ב"קטן", עובד אחד, מחשב אחד, תוכנות לוקליות, מערכת ההפעלה הרווחת בזמן העסק, תחזוקה עצמית, משרד צנוע, ללא דרישות או הוצאות גדולות אשר כבדות מידי לכיסו של העסק המתחיל.
בשלב מסוים, אם אתם פועלים נכון, העסק מתחיל לצמוח, הפעילות השיווקית מסתעפת, מצטרפים אליו עובדים חדשים, מספר תחנות העבודה גדל בהתאם, אבל, אתם עדיין חושבים ב"קטן" ומנסים לחסוך בעלויות ובהוצאות. העלות הראשונה שאיננה נראית לכם הכרחית, ולכן אתם רואים הזדמנות לחסוך בה, היא עלותו של שירותי מחשוב לעסקים.
טעות, טעות גדולה מאד!
מערכת מחשוב של עסק קטן ככל שיהיה, היא הבסיס לפעילותו העסקית. גם אם תחום עיסוק הליבה של העסק איננו נוגע למחשבים, לאינטרנט ולרשתות, פעילותו של העסק אמורה לעבור דרך מערכת המחשוב: ניהול הלקוחות (דרך תוכנת CRM לוקלית, רשתית או וובית, או אפילו בגיליון אקסל "טיפש" למדי), ניהול ההכנסות וההוצאות, חילופי המיילים עם לקוחות או ספקים ועוד פעילויות שונות, אשר מניעות את העסק קדימה ומאפשרות לו לכל הפחות לשרוד, שלא לדבר על לגדול ולהתפתח.
באיזה שלב נזקק עסק לשירותי מחשוב לעסקים?
הסברה הרווחת אצל בעלי עסקים קטנים גורסת כי רק לאחר שהעסק מתחיל להתפתח ולהסתעף, משתלם (מבחינה עסקית) לפנות לספקי פתרונות מחשוב לעסקים, וכי כל עוד העסק בחיתוליו, הבעלים יכולים לעשות את הג'אגלינג המתבקש ולחבוש את כל הכובעים הנדרשים להפעלת העסק. לכאורה, צורת החשיבה נכונה, רק המסקנה שאליה מגיעים היא שגויה במקצת. אותו רושם שגוי, המתבסס על זמינותו ויכולותיו של הבעלים לטפל ולתפעל את הכל, איננו מתחשב בפרט קטן אחד – בסיס המחשוב שנוצר בתחילת העסק, הוא זה שממנו יצטרך העסק לצמוח הלאה.
רוצים דוגמה שבוודאי תזדהו איתה?
כיום, בעל העסק הקטן מנהל את ההוצאות וההכנסות בגיליון אקסל. כאשר העסק יתפתח, גיליון האקסל כבר לא יתאים לצרכיו והוא יצטרך למצוא יישום שיחליף אותו, שיידע לעשות X, Y ו-Z (בהתאם לדרישות העסק), אבל, בתור תנאי בסיסי, הוא יצטרך לדעת לקחת את ההיסטוריה של הנהלת החשבונות של העסק, בפורמט האקסל בו הוא מצוי כיום, ולהמיר אותו למידע שאיתו ניתן לעבוד.
אופססס…
גם אם היישום החדש שלכם יידע לקבל את הנתונים מהאקסל, ייתכן שתצטרכו להשקיע זמן עבודה (שכרגע, לאור התפתחות העסק, כבר לא אמור להיות לכם) בלמידתה של המערכת ובהתאמה של השדות והטורים באקסל לשדות וליכולות של המערכת החדשה. כאן בדיוק מתגלה הסיכון שבלחשוב ב"קטן", בהתאמת האמצעים שלכם למצב הנוכחי, מבלי להכין את הקרקע להתפתחות העתידית.
האם זה אומר שאני צריך לשכור שירותי מחשוב לעסקים גדולים ויקרים?
בוודאי שלא, זה לא יהיה חכם מבחינה פיננסית. הצעד הנכון (עסקית וכלכלית) הוא להתייעץ עם חברה המספקת שירותים כאלה, קרוב ככל שאפשר להקמת העסק. תוכלו לתכנן יחד את מערך מחשוב עסקי, מתוך חשיבה עתידית, ובשלב שבו העסק יגדל, להיעזר בשירותיה של חברה שיודעת בדיוק מ"איפה" העסק שלכם בא ולאן פניו מועדות.
